10 formas para generar levantamiento de requerimientos más efectivos

Hay muchas técnicas para levantamiento de requerimientos de software e infinidad de artículos y aproximaciones al tema que buscan ayudarnos con abordar los puntos indispensables que deben tratarse en este tipo de reuniones. Sin embargo a mí me gustaría tratar este tema desde un ángulo diferente: Conectar con la audiencia, entender y trabajar con ellos como equipo para entre todos, garantizar el éxito del proyecto, o al menos, de esta fase de él.

Técnica vs práctica.

La técnica siempre se puede aprender, mejorar, actualizar, pero es en el oficio, en la ejecución de las técnicas en el momento adecuado, donde reside la efectividad de ellas, algo que en la mayoría de los artículos sobre este tema, se da por un hecho y que termina lanzando a personas deseosas por hacer mejor su trabajo a situaciones donde no siempre se tienen los resultados esperados.

Uno puede emplear técnicas como la matriz MoSCoW para asegurarnos de cubrir todos los temas, clasificarlos, priorizarlos, pero ¿cómo logramos que nuestros futuros usuarios se sinceran con nosotros? ¿que comprendan la trascendencia, impacto que sus respuestas tendrán sobre lo que recibirán al final del desarrollo, sprint? El libro de texto, el manual dirá que seamos abiertos, honestos, claros y tiene razón; pero nada de eso se logrará si no conseguimos integrarnos, integrarlos, en un equipo.

Si al final de la reunión los usuarios de negocio salen pensando "No sé que tanto fue eso, o en qué quedamos, pero a mí al final me entregan lo que yo traigo en mi cabeza, o no firmo", ¿de qué nos servirán nuestra bonita lista, historias, épicas? ¿De qué les servirá a ellos? Un buen consultor o Discovery logra que lo dejen entrar a su "círculo de negocio", creará lazos de confianza basados en el entendimiento mutuo, que va más allá de limitarse al tema informático. Es aquí donde el oficio, la práctica y las técnicas creativas resultan fundamentales para conseguir esa integración.

Y cómo pocas veces se profundiza en esto, es por lo que quiero compartir estos puntos basados en el oficio del Discovery:

1.- Conoce a tu audiencia

El objetivo fundamental de los primeros minutos en una sesión de levantamiento/Discovery es descubrir con quienes estás tratando, qué hacen, pero lo más importante: cómo lo hacen y por qué lo hacen como lo hacen.

• ¿Son hostiles o amigables?

• ¿Vienen dispuestos a trabajar, fastidiados por robarles tiempo o decididos a dormirse?

• ¿Quién toma el liderazgo de su parte?

• ¿En qué se basa ese liderazgo: experiencia, jerarquía o solo es el más extrovertido? Detectar estos patrones es intuitivo para un buen Discovery pero un gran Discovery no solo toma nota sino que comienza a dibujarse un mapa mental situacional, para saber con quién tendrá que trabajar más duro, con quién batallará, quien podrá ser un aliado, cómo tiene que hablar con cada uno (durante las sesiones) para hacerles saber que nos interesan, que queremos ayudarles y que somos los más capacitados para hacerlo, ahorita y durante mucho tiempo después de terminado el proyecto.

2.- Identifica claramente el valor final del proyecto, para cada usuario

Asegúrate de entender cuál es el verdadero valor que cada miembro del equipo espera obtener al finalizar el proyecto. Puede ser algo tan sencillo como menos tiempo dedicado a algo que no le interesa en su trabajo diario o la solución a sus dolores de cabeza desde que llegó a ese puesto.

No todas las expectativas de valor podrán ser resueltas al final de un Discovery o con el proyecto en turno, pero debes asegurarte de resolver al menos la más fundamental, aquella que impacte en la mayor parte de los integrantes del equipo.

3.- Sé profesional

Sé el primero en llegar, asegúrate de tener todo listo: presentación, conexiones, material, audio (si es necesario). Sé el último en irte.

Algunas cosas no dependerán de ti, como el tener agua, café, conexión a internet, pero es tu obligación asegurarte de que te entreguen lo acordado para realizar las sesiones, o, tener una alternativa siempre a la mano.

4.- Diferencíate, aporta dinamismo y claridad

Concéntrate en pensar cuál es la mejor forma de ayudar a cada uno de los miembros del equipo. Las personas no siempre saben el valor que uno puede aportar a su trabajo diario, enfócate no sólo en lo que puedes aportar y la mejor forma de ayudarle si no en cómo comunicárselo de la manera más óptima para derrumbar sus dudas sobre tu capacidad y sobre el valor del trabajo que están realizando en ese momento.

Ellos han escuchado a decenas de consultores, vendedores, administradores de proyecto y todos les han prometido beneficios, ¿que te hará diferente a ti? ¿Hablarás su lenguaje o el tuyo? Sé claro, al grano, utiliza las herramientas que estén a tu alcance: pintarrón, proyector, video. Mantén la sesión dinámica: si es necesario apóyate en técnicas de design thinking para descongelar el ambiente, para despertar la creatividad. Muchas veces encontrarás algún directivo VIP en tus talleres, que no querrá participar o pensará que es una pérdida de tiempo: adáptate rápido, están acostumbrados a que tú hagas el trabajo, por lo que generalmente es mejor seguir esa línea a menos que sean del tipo líder participativo.

5.- Olvídate del Software, estás ahí para hablar de negocios.

El primer día de sesiones asegúrate de entender el problema desde el punto de vista del flujo del proceso de negocio y las complicaciones que se tienen actualmente.

Aborda el tema desde su perspectiva, casi te diría no menciones la palabra “software”. Tienes que asegurarte de que quede claro, al final de la primera sesión, que saben que entiendes su situación actual, que comprendes el proceso de negocio al grado de poder diagramarlo y condensarlo de forma fácil y sencilla.

Ya más adelante se tomará el tema del desarrollo de la solución de analítica o de software, pero es fundamental hablar del tema a partir del flujo de proceso de negocio.

6.- Traslada procesos de negocio a requerimientos claros, concisos y alcanzables

Puedes usar técnicas de definición de Objetivos como SMART: Trata cada requerimiento como un objetivo y ve si es necesario descomponerlo en resultados clave o avances iniciales. Escríbelo y logra que el equipo participe en su sistematización, desglose. Así todos serán conscientes del trabajo que implica.

Si las cosas se empiezan a concentrar en un punto no hay que temer profundizar, toma en cuenta que quizá reunir a todo el equipo de nuevo no sea tan fácil, exprime el tiempo.

7.- Siempre cierra con una conclusión con los avances, clara y simple (KISS)

¿Recuerdas que mencionamos que debemos ser capaces de sintetizar la problemática a resolver en el punto 5? Presenta este diagrama como apoyo a las conclusiones finales de la primer sesión al equipo; enfatízalo como el resultado de una sesión de trabajo en conjunto y no sólo de tu diagnóstico.

Resumir al final de cada sesión los avances, conclusiones no solo reafirma que se entendió lo platicado y pone de manifiesto los acuerdos, también transmite confianza, sentido de logro y la seguridad de que se puede avanzar hacia la siguiente sesión. Esto es fundamental para generar un ambiente positivo, de colaboración en un equipo que realmente está resolviendo algo, avanzando y de que estas sesiones están siendo productivas.

8.- Ten siempre una Agenda para la sesión

Mostrar una agenda al inicio de cada sesión al equipo muestra profesionalismo. Evita tratar muchos temas por sesión, 1 o 2 son más que suficientes para sesiones de 2 horas.

A mí me gusta crear agendas basado en la técnica del Timeboxing más que Timeblocking. Me da flexibilidad para adaptar la sesión y lo hace menos pesado para el equipo, menos estresante.

9.- Comunicación real

Mantén comunicación clara, diaria con las personas que administran el progreso de las sesiones: el líder de proyecto y el sponsor. Explícales brevemente en un correo al final del día, los avances. Se formal pero sin ser aburrido.

Si hay necesidad de su apoyo para destrabar algo, coméntalo y dale seguimiento después durante el periodo de Discovery.

Como buena práctica, suelo mandar un correo también al equipo o equipos con los que trabajé en el día, agradeciendo su tiempo.

10.- No lo sabes todo

Cuando empecé, no tenía idea de muchos procesos: Venta neta vs venta, impacto de las notas de crédito en las comisiones, por mencionar algunos temas.

No dudes en apoyarte en tus conocidos, amigos del trabajo. Si no hay nadie que sepa de un tema puedes sincerarte con el equipo de usuarios de negocio o con aquel que identificaste como aliado: "Hola Martha, realmente me gustaría ahondar en cómo afecta a su proceso de comisiones la emisión de notas de crédito, ¿podríamos programar una reunión para que me ayudes a entenderlo de forma más amplia?" La mayoría de las veces siempre encontrarás alguien en el equipo de usuarios de negocio dispuesto a ayudarte o dirigirte con la persona que pueda hacerlo. Si este no es el caso, dirígete con el sponsor o líder de proyecto para que te apoyen a canalizar tus dudas.

Ellos saben que entre más y mejor sepas de su proceso, mejores resultados tendrán sobre el proyecto.

Adaptarse, aprender y continuar 🧗‍♀️

En algún momento en mi carrera me he enfrentado a situaciones que requieren priorizar las habilidades humanas sobre la capacidad técnica para sacar adelante un proyecto. Las técnicas y estrategias que menciono me han ayudado a sacar adelante dichos proyectos y han aportado para mi crecimiento profesional en cada proyecto subsecuente.

Intenté mantener esta lista en un formato genérico, una sesión de levantamiento de desarrollo de software diferirá (será de complejidad diferente) de una para un proyecto de analítica, pero los principios básicos a utilizar serán los mismos.

Por supuesto, ahondar en los aspectos técnicos con el equipo de TI es diferente y requiere su propio espacio. Buscaré escribir sobre ello más adelante.

Espero que esto te ayude en tu camino y aporte valor a tus actividades diarias.

Links 🔗

• MoSCoW matrix - https://www.browserlondon.com/blog/2019/11/04/power-of-moscow-method/

• S.M.A.R.T Objectives - https://www.questionpro.com/blog/smart-objectives-and-goals/

• Time locking vs Timeboxing - https://theproductiveengineer.net/timeboxing-and-time-blocking-with-google-calendar/

• K.I.S.S. - https://www.onlinetivity.com/keep-it-simple-stupid-explained/