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Automatizar Reportes no es Analítica

Abril 2022 por
Hugo Martínez Data Strategist

Hay un término que me incomoda; decirles reportes a tableros de BI.

Quizá no estoy solo en eso, quizá le suceda a la mayoría de los profesionistas de esta disciplina... o quizá no. Para mí un reporte es algo estático, cuando buscas un dato para no tomar una decisión seguro lo encontrarás en un reporte, y por esto me refiero a no tomar una decisión o tomar las mismas decisiones que se necesitan cuando un dato de ciertas características aparece.

Pero analítica es más que un reporte estático, es indagar, descubrir y buscar lo que no es evidente. Es primero que todo, cuestionar lo que el mismo reporte te dice.

Muchos hemos cometido el error de automatizar reportes y llamarle a eso "BI". Pero fuera de los beneficios en tiempo de producción, un estado de resultado en PowerBI no difiere del creado hace años en Cristal Reports. Pero uno creado con el objetivo de descubrir áreas de oportunidad, presentar información para la rápida toma de decisiones o para incentivar el explorar más a fondo lo que está presentando, eso ya es BI.

Toma de decisiones

Aceptémoslo, la mayoría de las decisiones en un trabajo llegan a ser familiares después de tener un tiempo de experiencia en el rol que se esté desempeñando. La complejidad del rol elevará por supuesto la complejidad y el impacto de las decisiones que se tomen. Pero sabemos que hay ciertas decisiones que se relacionan directamente a las circunstancias de los datos y que algunas de esas decisiones tienen un patrón de ocurrencia o simplemente se han tomado con anterioridad ante circunstancias similares.

No necesitamos una varita mágica para detectarlas, generalmente la situación se manifiesta al combinarse dos u otros indicadores, frecuentemente en un periodo determinado del año. Cuando esto sucede, un reporte tradicional, de frecuencia establecida estará ya listo para dejárnoslo saber y así podremos tomar el teléfono o escribir el correo para que se ejecute el plan XV33 especialmente diseñado para estos casos, o ejecutaremos un set de acciones que ya nos han dado resultados positivos anteriormente.

Sin embargo, no dejo de pensar en la frase: "no nos podemos bañar dos veces en el mismo río". Se refiere a que siempre hay diferencias, porque todo cambia, más en este ambiente moderno de realidad digital y entornos de negocios que progresan más rápidamente de lo que podemos adecuarnos a ellos.

Quizá para áreas de negocio que se mueven lento y que dependen de sumarizaciones mensuales, un reporte automatizado sea todo lo que necesitan, unas cuantas tablas de hechos relacionados para encontrar rápidamente lo más buscado y listo, el caso de negocio determina la solución. Pero hay áreas que se ven beneficiadas de una respuesta más inmediata, de aprovechar oportunidades o de corregir fallos antes de perder más dinero: ventas, producción, logística me vienen a la mente. En esos casos, quedarse con reportes estáticos puede limitar la cantidad de opciones para la toma de decisiones. Es entonces cuando investigar, cuestionar, indagar las particularidades del caso se tornan valiosas; y no nos equivoquemos, en cuanto más rápido se puedan hacer y con mayor amplitud en el impacto organizacional se pueda prever mejor. Las habilidades humanas aquí son indispensables pero lo es también la construcción y la disponibilidad de las herramientas analíticas para realizar estas tareas; aquí es cuando un reporte estático simplemente no es suficiente.

 

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Cultura y agilidad

Una persona puede hacer la diferencia, pero el oro no brilla enterrado. Las condiciones necesarias, el equipo humano, la cultura, la infraestructura deben estar a disposición para poder realizar este trabajo rápida y de la manera más eficiente posible. Para poder aprovechar los resultados obtenidos de cuestionar nuestros datos, generalmente se requiere una infraestructura de soporte alrededor de la toma de decisiones. Sin eso, los beneficios se verían limitados a la influencia que el analista pudiera tener y sus habilidades de presentación y persuasión (que no deben ser pocas).

Una organización con una cultura basada en los datos (data-driven-culture) y con énfasis en ser ágil, para poder ejecutar las decisiones tomadas de manera rápida, maximizando su efectividad obtendrá todavía mayores beneficios de una práctica analítica profunda.

¿Hacia dónde entonces?

Analítica es más que simplemente reportes, llamarle "inteligencia de negocios" a la automatización de los mismos reportes que se han generado por décadas es una manera limitada de extracción de valor. La analítica que da valor al negocio constantemente es una interacción de personas, cultura, infraestructura y herramientas de información (reportes, BI, analítica avanzada, predicciones) que deben conjuntarse para permitir la flexibilidad, autonomía y emprendimiento necesarios para generar ventajas competitivas hoy en día.

Sin todo esto, seguimos a expensas de los pocos privilegiados con la capacidad de tomar decisiones o con ciertos monopolios internos de información, de su capacidad de reacción, análisis, preparación y experiencia. Y cuando esto no es suficiente, en vez de ser los líderes que generen la visión y marquen dirección se convierten en cuellos de botella que impiden maximizar ganancias en los entornos de negocios actuales.

Invertir en tableros de inteligencia de negocios, en gobernabilidad de datos, infraestructura, democratización de datos, data culture y data literacy son hoy en día esenciales para generar mejores dividendos y resultados de negocio, algo mucho más allá de la automatización de reportes que a veces establecemos como objetivo y que luego nos extraña no generen los retornos de inversión esperados. Invertir inteligentemente, con estrategia, es pasar de ser pasivo a activo y obtener los verdaderos beneficios del software.

La automatización de reportes es solo una parte de lo que realmente significa practicar la analítica en una empresa, hoy en día los usuarios de negocio tienen la oportunidad de crear Dashboards analíticos más allá de los estándar, repetitivos, y tradicionales que ya tienen en Excel o que sean creados para ellos, compartir información, señalar, detectar, interactuar en equipos y tomar decisiones en conjunto.

Limitarse a los reportes estáticos tradicionales automatizados, reduce significativamente los beneficios de la analítica, se traduce un ambiente donde el software es necesario, pero no es suficiente.

Abril 2022 por Hugo Martínez